Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn sử dụng: 

• Windows, Office crack.

• Adobe, AutoCAD không license.

• Phần mềm dùng chung nhiều máy nhưng chỉ mua 1 tài khoản.

• Hoặc không lưu chứng từ mua phần mềm.

Đây không còn đơn thuần là lỗi kỹ thuật hay tiết kiệm chi phí. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật. 

1. Phần mềm lậu là gì? 

Theo khoản 1 Điều 22 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), chương trình máy tính được bảo hộ như tác phẩm văn học, bao gồm mã nguồn hoặc mã máy được sử dụng để điều khiển máy tính thực hiện một công việc nhất định. 

Trong thực tế, phần mềm lậu thường được hiểu là: 

• Phần mềm trả phí bị bẻ khóa (crack) để sử dụng miễn phí trái phép;

• Phần mềm sử dụng không đúng phạm vi giấy phép;

• Phần mềm sao chép hoặc cài đặt trái phép mà không có sự đồng ý của chủ sở hữu quyền tác giả.

2.Cơ quan quản lý đang tăng cường kiểm tra việc sử dụng phần mềm không bản quyền 

Ngày 06/5/2026, Cục Bản quyền tác giả ban hành Công văn số 314/BQTG-QL&HTQT nhằm triển khai Công điện 38/CĐ-TTg ngày 05/5/2026 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường xử lý hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. 

Theo đó, các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân được yêu cầu: 

• Rà soát việc sử dụng phần mềm trong hoạt động chuyên môn.

• Không sử dụng chương trình máy tính không có bản quyền.

• Không khai thác, sử dụng trái phép quyền tác giả và quyền liên quan.

Điều này cho thấy việc kiểm tra phần mềm bản quyền có thể sẽ được thực hiện chặt chẽ hơn trong thời gian tới, đặc biệt tại doanh nghiệp sử dụng nhiều máy tính và phần mềm chuyên dụng. 

3.Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lậu có thể bị xử phạt như thế nào? 

3.1. Xử phạt hành chính 

Theo Điều 16 Nghị định 341/2025/NĐ-CP, hành vi sao chép tác phẩm mà không được phép của chủ sở hữu quyền tác giả có thể bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm, giá trị hàng hóa vi phạm, thiệt hại hoặc số lợi bất hợp pháp thu được. 

Đối với cá nhân 

• Mức phạt có thể từ: 05 triệu đồng đến 50 triệu đồng.

Tùy theo: 

• Giá trị phần mềm vi phạm.

• Thiệt hại gây ra cho chủ sở hữu quyền tác giả.

• Số lợi bất hợp pháp thu được

Đối với tổ chức, doanh nghiệp 

Mức phạt có thể từ: 10 triệu đồng đến 100 triệu đồng;.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như: 

• Buộc gỡ bỏ hoặc xóa phần mềm vi phạm.

• Buộc tiêu hủy bản sao vi phạm.

• Buộc hoàn trả khoản lợi bất hợp pháp có được từ hành vi vi phạm.

4.Khi nào có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự?

Theo Điều 225 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017), hành vi sử dụng hoặc phân phối phần mềm lậu có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội xâm phạm quyền tác giả và quyền liên quan nếu đạt ngưỡng theo quy định. 

Đối với cá nhân

Có thể bị: 

• Phạt tiền từ 50 triệu đồng đến 01 tỷ đồng; 

• Hoặc phạt tù đến 03 năm. 

Trong trường hợp vi phạm có tổ chức, phạm tội nhiều lần hoặc gây thiệt hại lớn, mức xử lý sẽ nghiêm khắc hơn. 

Đối với pháp nhân thương mại 

• Doanh nghiệp có thể bị: Phạt tiền từ 500 triệu đồng đến 05 tỷ đồng; 

• Đình chỉ hoạt động có thời hạn; 

• Cấm kinh doanh hoặc cấm huy động vốn trong một số trường hợp.

5.Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp trong thực tế 

Qua quá trình rà soát nội bộ tại nhiều doanh nghiệp, các rủi ro phổ biến gồm: 

• Cài đặt phần mềm crack cho nhiều máy tính.

• Sử dụng một license cho nhiều người dùng.

• Không lưu trữ hóa đơn hoặc chứng từ mua phần mềm.

• Nhân viên tự ý cài đặt phần mềm không bản quyền.

• Sử dụng phần mềm miễn phí nhưng sai phạm vi thương mại.

Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường cho rằng đây chỉ là “vi phạm kỹ thuật” hoặc “tiết kiệm chi phí”, tuy nhiên khi bị kiểm tra, doanh nghiệp vẫn có thể bị xử lý theo quy định về sở hữu trí tuệ. 

6.Kế toán và doanh nghiệp nên làm gì để hạn chế rủi ro? 

Để giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt, doanh nghiệp nên: 

• Rà soát toàn bộ phần mềm đang sử dụng.

• Kiểm tra license, hóa đơn và chứng từ mua phần mềm.

• Chuẩn hóa quy trình cài đặt phần mềm nội bộ.

• Hạn chế nhân viên tự ý cài phần mềm ngoài danh mục.

• Xây dựng chính sách quản lý tài sản công nghệ thông tin.

• Ưu tiên sử dụng phần mềm có bản quyền hợp pháp.

Đối với bộ phận kế toán, việc lưu trữ đầy đủ chứng từ mua phần mềm cũng là cơ sở quan trọng để chứng minh tính hợp lệ khi cơ quan chức năng kiểm tra. 

Trong bối cảnh quản lý sở hữu trí tuệ ngày càng được siết chặt, việc chủ động rà soát và chuẩn hóa hệ thống phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động vận hành. 

Trích nguồn & Căn cứ pháp lý

• Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2025)

• Điều 22 Luật Sở hữu trí tuệ

• Công văn 314/BQTG-QL&HTQT ngày 06/5/2026 của Cục Bản quyền tác giả

• Công điện 38/CĐ-TTg ngày 05/5/2026 của Thủ tướng Chính phủ

• Nghị định 341/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quyền tác giả, quyền liên quan

• Điều 225 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017)

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN KH (KIẾN HƯNG)

📍 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM

☎️ 0978 619 629

🌐 ketoankh.com

📧 admin@ketoankh.com