Từ ngày 1/7/2026, doanh nghiệp khi giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử sẽ thực hiện đăng ký, truy cập và khai thác nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua tài khoản VNeiD theo quy định của Thông tư 08/2026/TT Bộ Nội vụ.

Đây là một thay đổi đáng chú ý đối với doanh nghiệp đang:

  • Sử dụng hợp đồng lao động điện tử

  • Quản lý hồ sơ nhân sự số

  • Thực hiện kê khai BHXH điện tử

  • Quản lý thuế TNCN và chi phí tiền lương

  • Lưu trữ chứng từ điện tử phục vụ thanh tra và quyết toán

Đặc biệt, bộ phận Kế toán - HR cần chủ động rà soát sớm để tránh trường hợp phát sinh gián đoạn trong quá trình ký kết và quản lý hồ sơ lao động điện tử từ tháng 7/2026.

ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG TÀI KHOẢN ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ

Cụ thể:

  • Người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân

  • Người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức

  • Người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân

Trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định thì có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập nền tảng. 

Việc áp dụng VNeID trong quản lý hợp đồng lao động điện tử được xem là bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số hồ sơ lao động tại doanh nghiệp. 

MỖI HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ SẼ ĐƯỢC CẤP MỘT ID RIÊNG

Theo quy định mới, mỗi hợp đồng lao động điện tử khi gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và đáp ứng điều kiện sẽ được cấp một ID riêng duy nhất.

Một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý:

  • ID chỉ được cấp 1 lần

  • Không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng

  • Áp dụng cả khi sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng

Các phụ lục và thông báo liên quan sẽ được gắn theo ID của hợp đồng lao động điện tử đó.

Ngoài ra:

  • ID được sử dụng làm mã quản lý dữ liệu số hợp đồng lao động điện tử.

  • Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết hoặc hiệu lực của hợp đồng.

KẾ TOÁN VÀ HR CẦN CHUẨN BỊ GÌ TRƯỚC THỜI ĐIỂM ÁP DỤNG?

Mặc dù đây là quy định liên quan đến hợp đồng  lao động điện tử, nhưng trên thực tế bộ phận kế toán và HR sẽ làm nhóm chịu tác động trực tiếp.

1.Rà soát tình trạng đăng ký VNeiD tổ chức.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay:

  • Chưa đăng ký VNeiD tổ chức

  • Chưa phân quyền người quản lý tài khoản

  • Hoặc chưa đồng bộ thông tin pháp lý doanh nghiệp

Điều này có thể ảnh hưởng đến việc truy cập và quản lý nền tảng hợp đồng lao động điện tử sau ngày 1/7/2026.

2. Kiểm tra quy trình ký hợp  đồng lao động điện tử

Doanh nghiệp nên rà soát:

  • Quy trình ký hợp đồng

  • Lưu trữ file điện tử

  • Phân quyền truy cập hồ sơ

  • Quản lý phụ lục và lịch sử chỉnh sửa hợp đồng

Đây là những dữ liệu thường xuyên được sử dụng khi:

  • Quyết toán thuế

  • Kiểm tra BHXH

  • Đối chiếu chi phí tiền lương,

  • Thanh tra lao động

3. Đồng bộ dữ liệu giữa HR – kế toán – BHXH 

Một trong những vấn đề nhiều doanh nghiệp gặp phải hiện nay là: 

  • Thông tin lao động giữa HR và kế toán chưa đồng bộ

  • Hợp đồng lao động và dữ liệu BHXH lệch nhau

  • Hồ sơ lương lưu trữ chưa đầy đủ

Khi quản lý hợp đồng lao động điện tử bằng VNeID và mã ID điện tử, việc đối chiếu dữ liệu sẽ minh bạch và dễ kiểm tra hơn. 

Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn hóa dữ liệu từ sớm để hạn chế rủi ro khi: 

  • Cơ quan BHXH kiểm tra

  • Cơ quan thuế thanh tra chi phí tiền lương

  • Đối chiếu hồ sơ lao động điện tử

TRƯỜNG HỢP TÀI KHOẢN VNEID BỊ KHÓA SẼ ẢNH HƯỞNG NHƯ THẾ NÀO?

Nếu tài khoản bị khóa, thay đổi trạng thái hoặc không còn hiệu lực thi hệ thống có thể điều chỉnh quyền truy cập và sử dụng tài khoản tương ứng.

Doanh nghiệp cần chú ý nên quản lý tài khoản VNeiD có tổ chức, phân quyền cho nội bộ và cập nhật thông tin pháp lý doanh nghiệp để tránh ảnh hưởng đến quá trình ký kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử.

ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Thông tư áp dụng đối với: 

  • Người lao động

  • Người sử dụng lao động

  • Cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý và khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

THỜI ĐIỂM ÁP DỤNG

Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Doanh nghiệp đang sử dụng hợp đồng lao động điện tử nên chủ động chuẩn bị từ sớm để hạn chế gián đoạn trong quá trình vận hành, quản lý hồ sơ lao động và lưu trữ chứng từ điện tử. 

TRÍCH NGUỒN VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ

  1. Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử 

  2. Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử 

  3. Quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử (VNeID)

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN KH (KIẾN HƯNG) 

Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM 

Hotline: 0978 619 629 

Website: www.ketoankh.com 

Email: admin@ketoankh.com