Hàng hóa dùng để làm mẫu có cần xuất hóa đơn không? Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là khi nào? Hành vi xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm sẽ bị phạt bao nhiêu tiền?
1. Hàng hóa dùng để làm mẫu có cần xuất hóa đơn không?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định một trong những nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Như vậy, người bán phải xuất hóa đơn khi xuất hàng hóa làm mẫu, vì pháp luật quy định hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu vẫn thuộc trường hợp bắt buộc phải lập và giao hóa đơn cho người nhận.

2. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là khi nào?
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), có quy định về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa như sau:

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Như vậy, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.

Riêng đối với xuất khẩu hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

3. Hành vi xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm sẽ bị phạt bao nhiêu tiền?
Nếu người bán có hành vi xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm thì tùy theo tính chất của hành vi vi phạm mà sẽ có mức xử phạt khác nhau theo như quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

(i) Phạt cảnh cáo: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

(ii) Phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại mục (i) nêu trên.

(iii) Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại mục (i) và (ii).

Lưu ý: Mức phạt tiền trên áp dụng đối với tổ chức, đối với cá nhân (bao gồm cả hộ gia đình, hộ kinh doanh) có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 mức tổ chức (Căn cứ điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)