Chi phí hợp lý trong kế toán. Vậy điều kiện để xác định chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN như thế nào?
1. Điều kiện xác định là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN năm 2023
Thuật ngữ "Chi phí hợp lý" hay "Chi phí được trừ" được sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp, nhất là bộ phận kế toán. Hiện nay, khái niệm về chi phí hợp lý vẫn chưa có một văn bản quy phạm pháp luật nào quy định. Tuy nhiên, theo cách hiểu dưới góc độ của pháp luật thì chi phí hợp lý được hiểu là chi phí đáp ứng các điều kiện bên dưới và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:

(1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(2) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

(3) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2. Các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN năm 2023
Căn cứ khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (được sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2014); các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN năm 2023 bao gồm:

2.1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện tại Mục 1 nêu trên
Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện nêu tại Mục 1 nêu trên sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN, trừ phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2.2. Các khoản chi không được trừ khác
(1) Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính.

(2) Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.

(3) Phần chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam vượt mức tính theo phương pháp phân bổ do pháp luật Việt Nam quy định.

(4) Phần chi vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng.

(5) Phần chi trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

(6) Khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng quy định của pháp luật.

(7) Khoản trích trước vào chi phí không đúng quy định của pháp luật.

(8) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân; thù lao trả cho sáng lập viên doanh nghiệp không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh; tiền lương, tiền công, các khoản hạch toán chi khác để chi trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

(9) Phần chi trả lãi tiền vay vốn tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu.

(10) Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ, thuế giá trị gia tăng nộp theo phương pháp khấu trừ, thuế thu nhập doanh nghiệp.

(11) Khoản tài trợ, trừ khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, khắc phục hậu quả thiên tai, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật, khoản tài trợ theo chương trình của Nhà nước dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.

(12) Phần trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động vượt mức quy định theo quy định của pháp luật.

(13) Các khoản chi của hoạt động kinh doanh: ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và một số hoạt động kinh doanh đặc thù khác theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.