Biểu mẫu chứng từ kế toán trong công đoàn cơ sở được quy định tại Hướng dẫn 47/HD-TLĐ ngày 30/12/2021 về thực hiện quy chế quản lý tài chính, tài sản công đoàn và chế độ kế toán đối với công đoàn cơ sở.
1. Danh mục biểu mẫu chứng từ kế toán trong công đoàn cơ sở
- Phiếu thu (Mẫu bắt buộc).

- Phiếu chi (Mẫu bắt buộc).

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu bắt buộc).

- Biên lai thu tiền (Mẫu bắt buộc).

- Bảng thanh toán phụ cấp cán bộ công đoàn.

- Biên bản kiểm quỹ tiền mặt.

- Bảng kê chi tiền cho người dự hội thảo, tập huấn.

- Phiểu thăm hỏi đoàn viên.

- Giấy đề nghị trợ cấp khó khăn.

- Quyết định trợ cấp khó khăn.

- Giấy đề nghị đóng KPCĐ.

- Bản xác nhận về việc đóng KPCĐ.

- Biên bản bàn giao tài chính công đoàn.

2. Hướng dẫn lập mẫu chứng từ kế toán bắt buộc trong công đoàn cơ sở
2.1. Hướng dẫn lập phiếu thu
Phiếu thu phải đóng thành quyền, số Phiếu thu hải đảnh liên tục trong 1 kỳ kế toán

Góc trên, bên trái của phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị, mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Ghi rõ ngày, tháng, năm lập Phiếu; ngày, tháng, năm thu tiền.

- Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền.

- Dòng Nội dung: Ghi rõ nội dung nộp tiền.

- Dòng “Số tiền": Ghi số tiền nộp quý bằng số và bằng cha, ghi rõ đi vị tỉnh là đồng Việt Nam hay đơn vị tiền tệ khác.

- Dòng tiếp theo ghi chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu thu.

Kế toán lập Phiếu thu chi đầy đủ các nội dung và kỷ vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng cát xét, thủ trưởng đơn vị ký duyệt, chuyên cho thu quỹ lâm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào Phiếu thu trước khi ký tên.

Phiếu thu được lập thành 3 liện: Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kể toản cùng với chúng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán,

Liên 3 giao cho người nộp tiền.

Trường hợp người nộp tiền là đơn vị hoặc cá nhân ở bên ngoài đơn vị thi liên giao cho người nộp tiền phải đóng dấu đơn vị

Chú ý: Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm nhập quỹ đệ tỉnh và tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam để ghi sổ.

Nếu các đơn vị công đoàn cơ sở khủng bố trí đủ nhân lực kế toán thì kế toán sẽ thực hiện kỷ cả người lập phiếu và kế toán.

2.2. Hướng dẫn lập phiếu chi
Phiếu chi phải đóng thành quyển; Số Phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.

Góc trên, bên trái của Phiếu chi ghi rõ tên đơn vị, mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Ghi rõ ngày, tháng, thăn lập Phiếu; ngày, tháng, năm chi tiền.

 - Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận tiền.

- Dòng “Nội dung” ghi rõ nội dung chi tiền.

- Dòng “Số tiền”: Ghi số tiền xuất quỹ bằng số hoặc bằng chữ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam, hay đơn vị tiền tệ khác.

- Dòng tiếp theo ghi sổ hoặc loại chứng từ kế toán khốc kèm theo Phiếu chi.

Kế toán lập Phiếu chi ghi đầy đủ các nội dung và kỷ vào từng liên, chuyên cho kế toán trưởng soát xét và thủ trưởng đơn vị kỷ duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ đề xuất quỷ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải chỉ số tiền đã nhận bằng số và bằng chữ, ký, ghi rõ họ tên vào Phiếu chi.

Phiếu chi được lập thành 3 liên:

 Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng tử kể toàn khác để ghi sổ kế toán.

Liên 3 giao cho người nhận tiền.

Đối với liên dùng để giao dịch thanh toán với bên ngoài thì phải đăng dầu của đơn vị..

Chú ý: Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm xuất quỹ để tỉnh ra tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam ghi sổ.

Nếu các đơn vị công đoàn cơ sở khủng bố trí đủ nhân lực kế toán thi kế toán sẽ thực hiện ký cả người lập phiếu và kế toán.

2.3. Hướng dẫn lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Góc trên, bên trái của Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, mã đơn vị sử dụng ngân sách. Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, họ tên, bộ phận Công tắc hoặc địa chỉ của người thanh toán.

Căn cứ vào chỉ tiêu của Cột A, kế toán thanh toán ghi vào cột 1 như sau:

Phần I- Số tiền tạm ứng Gồm số tiền tạm ứng cúc kỷ trước chưa chi hết và số tạm ứng kỳ này.

Mục 1: Sổ tạm ứng các kỷ trước chưa chi hết: Căn cứ vào dòng số dư tạm ứng tính đến ngảy lập nhiều thanh toán trên sổ kế toán để ghi.

Mục 2: Sổ tạm ứng kỳ này: Căn cứ vào các Phiếu chi tạm ứng để ghi. Mỗi Phiếu chi ghi 1 dòng

Mục II- Số tiền đã chi căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của ng khi nhận tạm ủng để ghi. Mỗi chứng từ chỉ tiêu ghi 1 trang.

Mục III- Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại: Ghi số không sử dụng hết, nộp lại đơn vị.

Mục IV- Số thiểu đề nghị chi bổ sung: Ghi số người lao động còn được thanh toán.

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng do kế toán lập, chuyển cho kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán soát xét và thủ trưởng đơn vị duyệt. Người đề nghị thanh toán ký xác nhận trước khi nhận hoặc nộp trả lại tiền. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Phần chênh lệch tiền tạm ứng chỉ không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ hoặc trừ vào lương. Phải chi quá sỉ tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng.

Ghi chú: Nếu các đơn vị công đoàn cơ sở không bố trí đủ nhân lực kế toán thi kế toán sẽ thực hiện ký cả người lập phiếu và kế toán.

2.4. Hướng dẫn lập biên lai thu tiền
Biên lai thu tiền phải đóng thành quyền, phải ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ của cơ quan thu tiền và đóng dấu cơ quan, phải đánh số từng quyển. Trong mỗi quyển phải ghi rõ số của từng ty Biên lai thu tiền và số của Biên lai thu tiền được đánh liên tục trong 1 quyển,

Góc trên, bên trái của Biên lai thu tiền ghi rõ tên đơn vị, mã đơn vị sử dụng ngân sách.

Ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nộp tiền. Dòng “Nội dung thu" ghi rõ nội dung thu tiền.

Dòng “Số tiền thu” ghi số tiền đã thu bằng số và bằng chữ, ghi rõ đơn vị tinh là đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ khác.

Nếu thu bằng séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hảnh và họ tên người sử dụng séc,

Biên lai thu tiền do người thu tiền lập thành hai liên.

Sau khi thu tiền, người thu tiền và người nộp tiền ký và ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền đã thu, đã nộp, Kỷ xong người thu tiền lưu liên 1, còn liên 2 giao cho người nộp tiền giữ

Cuối ngày, người được cơ quan giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản luru để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày (nếu thu séc phải lập Bảng kê thu séc riêng) và nộp cho kể trả để lập Phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc làm thủ tục nộp Kho bạc, Ngân hàng. Tiền mặt thu được ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngủy đủ,

Biên lai thu tiền áp dụng trong các trường hợp thu tiền liên quan đến hoạt động sự nghiệp, hoạt động khác và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán với các khoản tại Biên lai thu tiền phải được bảo quản như tiền. Trung hợp đánh mất Biên lai thu tiền thì người làm mất phải bồi thường vật chất theo quy định của pháp luật hiện hành. Các trường hợp thu phí, lệ phí theo quy định của Pháp luật phí, lệ phí thì sử dụng biện lai của cơ quan thuế phát hành và đơn vị phải thực hiện quyết toán tình hình sử dụng "Biên lai thu phí, lệ phí" theo quy định của cơ quan thuế.

3. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán trong công đoàn cơ sở
- Các khoản thu, chi tài chính phát sinh tại công đoàn cơ sở, kế toán công đoàn cơ sở phải lập chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Nội dung chứng từ kế toán phải đúng với nghiệp vụ kinh tế, tài chính; chữ viết trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa, không viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số.

- Các khoản chỉ mua hàng hóa, tài sản của công đoàn cơ sở phải đảm bảo quy trình mua sắm và có hóa đơn tài chính theo quy định của Nhà nước.

Đối với các khoản thuê, mướn tài sản phục vụ hoạt động của công đoàn cơ sở nhưng không có hóa đơn tài chính phải có hợp đồng thuê mướn, thanh lý hợp đồng người được giao nhiệm vụ phải báo cáo chủ tài khoản xem xét, phê duyệt, ký hợp đồng thuê mướn để thực hiện.

- Lập chứng từ kế toán bằng bút bi, bút mực, không lập chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bút chì.

4. Ký chứng từ kế toán trong công đoàn cơ sở
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của các chức danh theo mẫu biểu, chứng từ quy định mới có giá trị thực hiện.

Lập và ký chứng từ kế toán bằng bút bi, bút mực, không lập và ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bút chì hoặc khắc dấu ký sẵn;

Chứng từ ký từng liên; chữ ký trên chứng từ kế toán của 1 người phải thống nhất.

Hướng dẫn 47/HD-TLĐ được áp dụng từ niên độ kế toán năm 2022 và thay thế Hướng dẫn 270/HD-TLD ngày 11/3/2014.