Xin hỏi là quy trình quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hiện hành quy định thế nào?
Ngày 23/8/2022, Tổng cục thuế ban hành Quyết định 1391/QĐ-TCT quy định Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

1. Đối tượng quản lý thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
Việc tiếp nhận và xử lý Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT của người nộp thuế (NNT) tại Điều 6 Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

Cả tổ chức, cá nhân sử dụng HĐĐT có mã, HĐĐT không có mã chuyển sang sử dụng HDĐT khởi tạo từ máy tính tiền, chi nhánh phụ thuộc đủ điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
2. Quy trình quản lý thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Bước 1: Giải quyết thông tin tờ khai

Đối tượng được quy định tại Mục 1 thực hiện việc điền tờ khai gửi cơ quan có thẩm quyền.

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT của NNT, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin trên Tờ khai này, bao gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái 00, 04 đối với doanh nghiệp, tổ chức;

Trạng thái 00 đối với hộ kinh doanh.

- CQT quản lý trên tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT đúng với cơ quan quản lý thuế trên phân hệ đăng ký thuế của Hệ thống TMS.

- Các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Tình trạng hoạt động, hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT của tổ chức truyền nhận.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-TNĐT), ký, gửi NNT theo địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và qua tổ chức truyền nhận.
Bước 2: Gửi thông báo về việc tiếp nhận

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo về việc tiếp nhận (Mẫu số 01/TB-TNĐT), trường hợp NNT đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu các nội dung thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- NNT đăng ký phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT phù hợp với hình thức hóa đơn đã lựa chọn.

- NNT đăng ký loại hóa đơn sử dụng là “Hóa đơn giá trị gia tăng” thì phương pháp tính thuế giá trị gia tăng mở NNT đăng ký trên phần hệ đăng ký thuế phải là phương pháp khấu trừ.

- NNT là hộ kinh doanh thì phải có các thông tin sau: phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp trực tiếp trên doanh thu; chữ ký số phù hợp thông tin trên phân hệ đăng ký thuế,

- NNT có ngành nghề kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

(Có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

Bước 3: Thông báo kết quả

Căn cứ kết quả đối chiếu tại Bước 1, Bước 2, công chức bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử xác nhận chấp nhận hoặc từ chối và nhập lý do từ chối;

Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-ĐKDT).

Trường hợp thông báo chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động sinh thông tin Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đảm bảo duy nhất, đưa vào thông báo chấp nhận Mẫu số 01/TB-ĐKĐT.

Bước 4: Ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT 

- Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT cho NNT, cụ thể như sau:

+ Công chức bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử thực hiện rà soát thông tin của NNT trên dự thảo thông báo đã được tạo lập trên hệ thống và đang ở trạng thái chưa được xử lý để trình Phụ trách bộ phận phê duyệt.

+ Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức trình trên hệ thống, phụ trách bộ phận thực hiện duyệt, trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký ban hành;

Trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

+ Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) thực hiện duyệt và ký số dịch danh trên thông báo;

Trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo,

+ Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh CQT trên thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký số trên thông báo; 

Trường hợp thông báo sai thể thức thẩm quyền của người ký (ví dụ như TUQ nhầm thành KT,...) thì văn thư sử dụng chức năng từ chối cấp số văn bản (hủy thông bảo) và hệ thống sẽ tự động khôi phục lại thông báo để Lãnh đạo cơ quan thuế thực hiện ký lại.

+ Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho NNT chậm nhất 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh CQT, theo địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTD-HĐĐT, qua:

Tổ chức truyền nhận;

Tài khoản sử dụng Cổng điện tử của NNT;

Thư điện từ email của NNT.

Lưu ý: 

- Trường hợp chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo tài khoản, phân quyền theo quy định tại Mục 5 Quy trình quản lý HĐĐT ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có), gửi thông tin về tài khoản qua địa chỉ thư điện tử email của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT;

Trường hợp NNT gửi sai thông tin email, dẫn đến NNT không nhận được thông tin tài khoản, cơ quan thuế hướng dẫn NNT gửi Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HDĐT qua Cổng của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để thay đổi thông tin email.

Sau khi NNT nhận được Thông bảo chấp nhận thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT, Công chức thuế hướng dẫn NNT thực hiện đăng nhập trên Cổng điện tử và nhấn “quên mật khẩu” để nhận mật khẩu qua email.

Trường hợp NNT ký sổ bằng chữ ký số mềm không ký số được thì Bộ phận CNTT hỗ trợ sử dụng chức năng lấy lại mật khẩu để hỗ trợ cấp lại mật khẩu cho NNT.

- Cập nhật danh sách NNT sử dụng ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Ngay khi Thông báo chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT gửi NNT, Hệ thống HĐĐT-CTĐT cập nhật thông tin NNT và thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền vào Danh sách NNT sử dụng ngừng sử dụng HDDT khởi tạo từ máy tính tiền theo Mẫu 03-8/QTR-HĐĐT.

Quyết định 1391/QĐ-TCT có hiệu lực từ ngày ký ban hành.