Căn cứ quy định tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP và tham khảo Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD năm 2015, cách xử lý khi doanh nghiệp bị mất con dấu được chia làm 02 trường hợp như sau:

1. Trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015

Trước ngày Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành, doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan Công an cấp theo quy định tại Nghị định  58/2001/NĐ-CP và Nghị định 31/2009/NĐ-CP bị mất con dấu thì xử lý như sau:

- Đầu tiên, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo về việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và làm lại con dấu mới (doanh nghiệp tự thực hiện).

- Sau đó, doanh nghiệp thực hiện thủ tục Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu (mẫu dấu mới) theo Phụ lục II-9 Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh không yêu cầu doanh nghiệp đóng mẫu con dấu cũ vào Thông báo.

2. Trường hợp doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015

Trường hợp này doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp 2014, thì việc quản lý và sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự thực hiện. Trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu thì xử lý như sau:

- Doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng mẫu con dấu: với số lượng, hình thức đã thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, thì doanh nghiệp có thể làm con dấu thay thế cho con dấu đã mất mà KHÔNG cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

- Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu: trước khi sử dụng mẫu con dấu mới, doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh không yêu cầu doanh nghiệp đóng mẫu con dấu cũ vào Thông báo.

Sau khi thực hiện thủ tục thông báo thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp có thể truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, để kiểm tra mẫu dấu đã được đăng tải hay chưa.

Căn cứ pháp lý:

- Luật Doanh nghiệp 2014;

- Nghị định 96/2015/NĐ-CP;

- Nghị định 31/2009/NĐ-CP;

- Nghị định 58/2001/NĐ-CP;

- Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.