Trường hợp xuất hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng mà phần mềm bị lỗi mạng, lỗi server từ phía đơn vị cung cấp phần mềm thì làm sao để xuất hóa đơn điện tử cho khách?
1. Làm sao xuất hóa đơn điện tử khi phần mềm bị lỗi hoặc mất kết nối?
Trường hợp thời điểm bán hàng mà phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi thì hộ kinh doanh liên hệ ngay với đơn vị cung cấp phần mềm để được hỗ trợ kịp thời. Phần mềm lag lỗi là hoàn toàn có thể xảy ra, các đơn vị cung cấp phần mềm luôn có đội ngũ kỹ thuật khắc phục sớm nhất có thể và thông báo tới người dùng hướng xử lý.

Hiện tại, các phần mềm hầu hết đều làm theo dạng SAAS – dữ liệu được lưu online trên server, chứ không lưu dữ liệu trên máy tính của người dùng như trước đây. Do đó, nếu máy tính của cửa hàng mất điện, mạng, chủ shop có thể dùng điện thoại/máy tính khác miễn là truy cập được vào internet bằng account của mình để xuất hóa đơn điện tử.

Như vậy, trong khi hệ thống lỗi, người bán chờ bên cung cấp khắc phục và xuất hóa đơn ngay sau khi lỗi được xử lý. Người bán có thể ghi chép lại lịch sử các sự cố thông qua thông báo, xác nhận của bên cung cấp phần mềm để lưu lại giải trình sau.

2. Cách xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế 2025 như thế nào?
Căn cứ Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh (người bán) sẽ có thể gặp phải các sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn. Trong trường hợp này, doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải:

- Liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ xử lý sự cố.

- Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

3. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?
Căn cứ Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a Khoản 14 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm:

(i) Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

(ii) Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.

(iii) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
(iv) Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.

(v) Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho người bán và người mua có nghĩa vụ và trách nhiệm sau:

- Nghĩa vụ:

+ Cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, chứng từ điện tử; truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chưa phải là tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử với cơ quan thuế thì thực hiện truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua việc sử dụng dịch vụ của tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử với cơ quan thuế.

+ Thực hiện truyền, nhận đúng hạn, toàn vẹn hóa đơn điện tử và lưu trữ kết quả truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch.

- Trách nhiệm:

+ Công khai thông báo phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên Website giới thiệu dịch vụ của tổ chức.

+ Bảo mật thông tin hóa đơn điện tử.

(Theo khoản 15 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)