Hóa đơn điện tử (HĐĐT) sẽ được triển khai đồng bộ vào thời gian sắp tới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trước những thay đổi lớn của những chính sách này doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi việc sai sót khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
Căn cứ vào Điều 9 Nghị định 123 và Điều 7 Thông tư 78 sẽ bao gồm những trường hợp sai sót sau:

1. Trường hợp hóa đơn có sai sót chưa gửi cho người mua
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót

- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện có sai sót
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì:

  • Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập
  • Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123

- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai sót về mã số thuế và các nội dung khác:

  • Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
  • Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).

- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót:

  • Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
  • Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

- Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

- Nếu hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01 mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu 01 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.