Dưới đây là hướng dẫn cách xuất hóa đơn khi tặng quà cho khách hàng, nhân viên và các nội dung phải có trên hóa đơn điện tử.
1. Phải xuất hóa đơn khi tặng quà cho khách hàng, nhân viên
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định như sau:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Theo đó, phải xuất hóa đơn khi tặng quà cho khách hàng, nhân viên.

2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn khi tặng quà cho khách hàng, nhân viên
Căn cứ điểm b khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

- Khi tặng hàng hóa cho khách hàng, nhân viên thì doanh nghiệp xuất hóa đơn theo tổng giá trị quà tặng kèm theo danh sách tặng.

+ Tổ chức lưu giữ hồ sơ có liên quan về quà tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

+ Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

- Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày... tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

+ Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.

+ Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm.

Giá tính thuế GTGT của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ dùng để tặng quà cho khách hàng, nhân viên là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà (căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP).

3. Các nội dung phải có trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau đây:

(i) Tên hóa đơn

(ii) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

(iii) Số hóa đơn

(iv) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

(v) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

(vi) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán

(vii) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

(viii) Thời điểm lập hóa đơn

(ix) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

(x) Mã của cơ quan thuế         

(xi) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan

(xii) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn