Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không? Người bán có thể lập một hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn lập sai không?
1. Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Trong đó, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Căn cứ Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:

Điều 18. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo đó, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hợp lệ trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Đồng thời, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.

2. Năm 2025, xuất hóa đơn sai thời điểm bị xử lý như thế nào?
Căn cứ tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, tùy vào mức độ vi phạm, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể bị xử phạt như sau:

(i) Không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ: Bị phạt cảnh cáo.

(ii) Không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và không tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng.

(iii) Lập hóa đơn sai thời điểm quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp (i), (ii): Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng.

Lưu ý: Mức phạt tiền kể trên áp dụng đối với tổ chức, mức phạt đối với cá nhân bằng 1/2 lần mức phạt tiền đối với tổ chức.

3. Người bán có thể lập một hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn lập sai không?
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

(i) Các hóa đơn lập sai phải thuộc cùng một người mua.

(ii) Các hóa đơn sai phải cùng nội dung sai, cụ thể là: thông tin người mua, tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất.

(iii) Các hóa đơn phải được lập trong cùng một tháng.

(iii) Phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai (Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)