Bài viết này sẽ hướng dẫn xử lý với số hóa đơn đang còn tồn, gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Phải hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử đã phát hành còn tồn

Theo quy định tại khoản 3, Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu:

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.

Như vậy theo quy định trên, kể từ thời điểm doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được cơ quan thuế chấp nhận thì doanh nghiệp sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ và thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn (nếu có).

Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123, Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

- Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế

- Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

- Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in.