Từ năm 2026, hành lang pháp lý về thuế GTGT và thuế TNDN ghi nhận bước thay đổi quan trọng: Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt bắt buộc đối với hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ chính thức hạ từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT).

Thay đổi này khiến nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán lo lắng về các trường hợp phát sinh đột xuất: Nhân viên đi công tác, tiếp khách, hoặc mua vật tư gấp đã chủ động thanh toán bằng thẻ/tài khoản cá nhân. Liệu hóa đơn GTGT từ 5 triệu đồng trở lên trong các trường hợp này có bị loại khỏi chi phí được khấu trừ?

Căn cứ quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành (có hiệu lực trong năm 2026), doanh nghiệp hoàn toàn VẪN ĐƯỢC KÊ KHAI KHẤU TRỪ THUẾ GTGT, với điều kiện thực hiện đúng cơ chế ủy quyền thanh toán và hoàn thiện trọn bộ chứng từ.

Phân Tích Chuyên Sâu 4 Điều Kiện Bắt Buộc

1. Hóa đơn GTGT hợp lệ mang thông tin Doanh nghiệp

Dù nhân viên là người đứng ra thực hiện thao tác chuyển tiền, hợp đồng hoặc giao dịch mua bán vẫn phát sinh giữa Doanh nghiệp và Nhà cung cấp.

• Hóa đơn điện tử khởi tạo phải ghi đúng Tên doanh nghiệp, Địa chỉ trụ sở và Mã số thuế.

• Hóa đơn xuất mang tên hoặc MST cá nhân của nhân viên sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2. Thiết lập cơ chế ủy quyền thanh toán hộ hợp pháp

Để giao dịch chuyển tiền của cá nhân được cơ quan Thuế chấp nhận là đại diện cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thể hiện rõ cơ chế này trong các văn bản pháp lý nội bộ:

• Quy chế tài chính/Quy chế quản lý chi tiêu nội bộ: Có điều khoản quy định rõ trường hợp nhân viên được phép dùng tài khoản cá nhân để thanh toán hộ chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Hợp đồng lao động hoặc Quyết định cử đi công tác: Ghi nhận trách nhiệm/quyền hạn thanh toán chi phí phát sinh khi thực hiện nhiệm vụ.

3. Đảm bảo luồng tiền không dùng tiền mặt 2 chiều (Chuyển khoản 100%)

Quy trình dòng tiền phải minh bạch tuyệt đối qua hệ thống ngân hàng:

• Chiều 1 (Cá nhân đến Nhà cung cấp): Nhân viên chuyển tiền từ tài khoản/thẻ cá nhân sang tài khoản ngân hàng của bên bán. Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ tên công ty hoặc số hóa đơn mua hàng.

• Chiều 2 (Công ty  về Cá nhân): Doanh nghiệp chuyển khoản hoàn trả (hoặc hoàn ứng) từ tài khoản ngân hàng của công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên

4. Chuẩn hóa Bộ hồ sơ chứng từ thanh toán hộ

Để trình giải trình khi quyết toán thuế, Kế toán cần lưu trữ trọn bộ chứng từ gồm 4 thành phần chính:

1. Hóa đơn GTGT hợp pháp mang thông tin doanh nghiệp.

2. Giấy đề nghị tạm ứng / Đề nghị thanh toán (ghi rõ nội dung thanh toán hộ) có xác nhận phê duyệt từ Cấp quản lý/Giám đốc.

3. Chứng từ chuyển tiền chiều 1: Sao kê/Xác nhận chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của nhân viên sang tài khoản nhà cung cấp.

4. Chứng từ chuyển tiền chiều 2: Ủy nhiệm chi/Lệnh chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng công ty hoàn trả lại cho nhân viên.

Giải Pháp Quản Trị & Khuyến Nghị Dành Cho Doanh Nghiệp

Dù quy định pháp luật tạo điều kiện hỗ trợ linh hoạt cho doanh nghiệp, việc sử dụng tài khoản cá nhân thanh toán hộ vẫn tiềm ẩn rủi ro khi giải trình thuế nếu hồ sơ bị đứt gãy hoặc thiếu sót.

Kế toán KH khuyến nghị các doanh nghiệp thực hiện ngay các bước sau:

1. Rà soát Quy chế nội bộ: Kiểm tra và bổ sung ngay điều khoản "Ủy quyền cho người lao động thanh toán hộ chi phí SXKD" vào Quy chế tài chính nội bộ.

2. Cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp (Corporate Card): Đăng ký thẻ tín dụng công ty giao cho nhân viên đi công tác hoặc bộ phận thu mua. Cách này giúp dòng tiền đi trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp, tối ưu chứng từ và hạn chế thủ tục hoàn ứng phức tạp.

3. Chuẩn hóa quy trình hoàn ứng: Đảm bảo bộ phận kế toán kiểm tra đủ chứng từ chuyển khoản chiều 1 trước khi duyệt lệnh chuyển khoản hoàn trả chiều 2 cho nhân viên.

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN KH (KIẾN HƯNG)

Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM

Hotline: 0978 619 629

Website: www.ketoankh.com

Email: admin@ketoankh.com

Zalo: https://zalo.me/2762638483354012481