Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử để triển khai Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Cùng thời điểm, Thông tư 91/2026/TT-BTC được ban hành để hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Đối với doanh nghiệp, việc kiểm tra hóa đơn điện tử không nên chỉ dừng ở việc xác định hóa đơn đã được lập và ký số. Các thông tin thể hiện trên hóa đơn cần được kiểm tra để bảo đảm phù hợp với giao dịch thực tế và quy định pháp luật áp dụng.

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải thể hiện các nội dung chủ yếu sau:

1. Thông tin nhận diện hóa đơn

Hóa đơn phải thể hiện:

  • Tên hóa đơn;

  • Ký hiệu hóa đơn;

  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn;

  • Số hóa đơn.

Đây là nhóm thông tin giúp xác định loại hóa đơn và nhận diện từng hóa đơn trong hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.

2. Thông tin của người bán

Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ:

  • Tên người bán;

  • Địa chỉ người bán;

  • Mã số thuế của người bán.

Kế toán cần đối chiếu các thông tin này với thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp để hạn chế sai sót khi lập và hạch toán hóa đơn.

3. Thông tin của người mua

Tùy từng đối tượng người mua, hóa đơn thể hiện:

  • Tên người mua;

  • Địa chỉ người mua;

  • Mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách;

  • Hoặc số định danh cá nhân của người mua theo trường hợp áp dụng.

Do đó, không nên hiểu rằng mọi người mua đều phải có mã số thuế trên hóa đơn. Thông tin cần thể hiện phụ thuộc vào đối tượng mua hàng và quy định áp dụng đối với từng trường hợp.

4. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

Đây là nhóm thông tin quan trọng để xác định nội dung và giá trị của giao dịch. Hóa đơn phải thể hiện các thông tin theo quy định, bao gồm:

  • Tên hàng hóa, dịch vụ;

  • Đơn vị tính;

  • Số lượng;

  • Đơn giá;

  • Thành tiền chưa có thuế GTGT;

  • Thuế suất thuế GTGT;

  • Tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất;

  • Tổng cộng tiền thuế GTGT;

  • Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

Các thông tin này cần phù hợp với hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận và chứng từ liên quan đến giao dịch thực tế.

5. Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số

Hóa đơn phải thể hiện thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

Đây là hai mốc thời gian mà kế toán cần phân biệt.

Trong thực tế, thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số có thể khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát cả hai thông tin thay vì chỉ kiểm tra hóa đơn đã được ký số hay chưa.

6. Mã của cơ quan thuế

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn phải thể hiện mã của cơ quan thuế theo quy định.

Cần phân biệt hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bởi điều kiện và cách thức sử dụng của từng loại hóa đơn không hoàn toàn giống nhau.

7. Chữ ký của người bán và người mua

Hóa đơn thuộc trường hợp phải có chữ ký của người bán và người mua theo quy định.

Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận.

Do đó, việc hóa đơn không có chữ ký số của người mua không đồng nghĩa với việc hóa đơn đương nhiên không hợp lệ.

8. Các khoản phát sinh và nội dung liên quan

Nếu phát sinh, hóa đơn thể hiện các khoản và nội dung liên quan như:

  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước;

  • Chiết khấu thương mại;

  • Khuyến mại;

  • Các nội dung khác liên quan đến giao dịch.

Các nội dung này chỉ được thể hiện khi có phát sinh hoặc thuộc trường hợp cần thể hiện. Vì vậy, không phải mọi hóa đơn đều phải có đầy đủ các khoản trên.

Không nên áp dụng máy móc một checklist cho mọi hóa đơn

Một điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nội dung hóa đơn theo nguyên tắc chung, đồng thời pháp luật có những trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung như hóa đơn thông thường.

Đáng chú ý, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế có những đặc điểm riêng. Loại hóa đơn này không bắt buộc phải có chữ ký số và có yêu cầu về khả năng nhận biết hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Vì vậy, trước khi kiểm tra một hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên xác định:

  • Hóa đơn thuộc loại nào;

  • Hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế;

  • Hóa đơn thông thường hay hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền;

  • Người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân hay đối tượng khác;

  • Giao dịch thực tế thuộc trường hợp nào;

  • Có phát sinh chiết khấu, khuyến mại, phí, lệ phí hoặc các nội dung đặc thù khác hay không.

Hóa đơn hợp lệ không chỉ là hóa đơn đã ký số

Việc kiểm tra hóa đơn điện tử cần được thực hiện trên nhiều khía cạnh: thông tin người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, số tiền, thuế suất, thời điểm lập hóa đơn, chữ ký số, mã của cơ quan thuế và các nội dung đặc thù của giao dịch.

Quan trọng hơn, thông tin trên hóa đơn phải phản ánh đúng giao dịch thực tế và phù hợp với loại hóa đơn, đối tượng sử dụng cũng như quy định pháp luật tương ứng.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra hóa đơn ngay từ khâu tiếp nhận để hạn chế sai sót khi kê khai thuế, hạch toán kế toán và giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.

Căn cứ pháp lý:

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN KH (KIẾN HƯNG) 

Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM 

Hotline: 0978 619 629 

Website: www.ketoankh.com 

Email: admin@ketoankh.com

Zalo OA: https: //zalo.me/2762638483354012481