Từ ngày 01/09/2026, ngành Bảo hiểm xã hội triển khai chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân (ĐDCN)/Căn cước công dân (CCCD) thay thế mã số bảo hiểm xã hội (BHXH) trên các phần mềm nghiệp vụ theo lộ trình.

Thay đổi này hướng đến việc thống nhất thông tin định danh của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán và nhân sự, việc chủ động kiểm tra dữ liệu người lao động trước thời điểm chuyển đổi sẽ giúp hạn chế những vướng mắc trong quá trình thực hiện các thủ tục BHXH.

1. Kế hoạch 3115/KH-BHXH quy định nội dung gì?

Ngày 13/08/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Kế hoạch số 3115/KH-BHXH về việc triển khai chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH.

Theo kế hoạch, ngành BHXH thực hiện chuẩn hóa, đối chiếu và đồng bộ thông tin người tham gia với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Sau khi chuyển đổi, số định danh cá nhân/CCCD sẽ được sử dụng để định danh người tham gia trong các phần mềm nghiệp vụ của ngành BHXH theo lộ trình.

Việc này nhằm tạo sự thống nhất trong quản lý dữ liệu, giảm tình trạng một người có nhiều thông tin định danh khác nhau và tạo thuận lợi hơn khi thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT và BHTN.

2. Mã số BHXH cũ có bị mất khi chuyển sang số định danh cá nhân?

Không nên hiểu việc chuyển đổi là xóa bỏ toàn bộ dữ liệu hoặc quá trình tham gia BHXH trước đây của người lao động.

Việc thay đổi chủ yếu liên quan đến cách thức định danh người tham gia trên hệ thống. Các dữ liệu về quá trình tham gia, lịch sử giao dịch và quá trình hưởng chế độ được kế thừa trong quá trình chuyển đổi.

Trong thời gian chuyển tiếp, hệ thống vẫn hỗ trợ tra cứu bằng mã số BHXH và số định danh cá nhân/CCCD theo lộ trình triển khai. Vì vậy, doanh nghiệp không cần thực hiện lại quá trình đóng BHXH của người lao động chỉ vì hệ thống chuyển sang sử dụng số định danh cá nhân.

Điều doanh nghiệp cần quan tâm là thông tin định danh của người lao động phải chính xác và có khả năng đối chiếu với dữ liệu đang được cơ quan BHXH quản lý.

3.Những việc cần  làm trước thời điểm chuyển đổi

Doanh nghiệp không nên chờ đến khi hệ thống chính thức chuyển đổi mới kiểm tra dữ liệu. Kế toán và bộ phận nhân sự nên tranh thủ thời gian trước ngày 01/09/2026 để rà soát thông tin của người lao động đang tham gia BHXH.

Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra số CCCD hoặc số định danh cá nhân đã được cập nhật trong hồ sơ BHXH hay chưa. Với những người lao động đã thay đổi giấy tờ tùy thân nhưng thông tin trên hồ sơ BHXH chưa được cập nhật, doanh nghiệp nên lưu ý để xử lý theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Bên cạnh đó, các thông tin nhận diện cơ bản như họ tên, ngày tháng năm sinh cũng cần được kiểm tra. Nếu những thông tin này không thống nhất giữa hồ sơ nhân sự và dữ liệu BHXH, doanh nghiệp nên xác định nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.

Đối với những trường hợp dữ liệu chưa được xác thực hoặc chưa đủ điều kiện chuyển đổi tự động, doanh nghiệp cần theo dõi hướng dẫn của cơ quan BHXH quản lý để bổ sung thông tin.

4. Những trường hợp nào nên đặc biệt lưu ý?

Không phải tất cả người lao động đều có cùng tình trạng dữ liệu. Một số trường hợp cần được ưu tiên kiểm tra vì có khả năng phát sinh sai lệch khi thực hiện đối chiếu.

Đó có thể là người lao động chưa cập nhật số CCCD hoặc số định danh cá nhân trên hồ sơ BHXH; người đã thay đổi thông tin cá nhân nhưng chưa cập nhật; hoặc trường hợp họ tên, ngày sinh và thông tin định danh trên các hồ sơ hiện không thống nhất.

Doanh nghiệp cũng nên chú ý đến những hồ sơ có thông tin được kê khai từ lâu và chưa được rà soát trong thời gian dài. Việc kiểm tra sớm sẽ giúp kế toán và nhân sự phát hiện những dữ liệu bất thường trước khi phát sinh nhu cầu thực hiện thủ tục BHXH.

Kết luận

Việc chuyển đổi từ mã số BHXH sang sử dụng số định danh cá nhân/CCCD là bước tiến trong quá trình chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu bảo hiểm với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Đối với doanh nghiệp, vấn đề quan trọng nhất trong giai đoạn này là đảm bảo dữ liệu người lao động chính xác, đầy đủ và thống nhất.

Kế toán và bộ phận nhân sự nên chủ động rà soát thông tin ngay trước thời điểm 01/09/2026, đặc biệt đối với những trường hợp chưa cập nhật CCCD, đã thay đổi thông tin cá nhân hoặc có dữ liệu không thống nhất.

Chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải xử lý nhiều trường hợp sai lệch cùng lúc và đảm bảo quá trình thực hiện các nghiệp vụ BHXH được thuận lợi hơn.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN KH (KIẾN HƯNG)

Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM

Hotline: 0978 619 629

Website: www.ketoankh.com

Email: admin@ketoankh.com

Zalo OA: https://zalo.me/2762638483354012481