Hóa đơn giấy đã không còn xa lạ đối với doanh nghiệp khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên hiện nay, hóa đơn điện tử đã được đưa vào sử dụng để dần thay thế cho hóa đơn giấy. Theo đó, bài viết dưới đây sẽ cung cấp các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/7/2022.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ Khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

2. Các loại hóa đơn điện tử
Hiện nay, pháp luật quy định 02 loại hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp được sử dụng như sau:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế bao gồm:

+ Số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra;

+ Một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

3. Các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, từ ngày 01/7/2022, các trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:

Trừ trường hợp có rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong trường hợp sau:

- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (nêu trên).

- Doanh nghiệp thuộc trường hợp được sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau (căn cứ Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC):

+ Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc

+ Được xác định gặp rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Lưu ý: Cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh nếu thuộc trường hợp sau đây:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử;

- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng.

Căn cứ pháp lý:

Luật Quản lý thuế 2019;

Thông tư 78/2021/TT-BTC.