Khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (người bán) tiến hành xử lý hóa đơn như sau:

Trường hợp 1: Công ty tự phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (đã lập hoặc chưa lập)

Công ty lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng.

Nếu ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định pháp luật thì ngày tiếp theo của ngày nghỉ sẽ được xác định là ngày cuối cùng của thời hạn nộp báo cáo.

Trường hợp 2: Công ty (người bán) hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập

- Công ty và người mua lập Biên bản ghi nhận sự việc làm mất, cháy, hỏng liên 2 của hóa đơn; trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn công ty bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) của công ty trên biên bản;

- Công ty sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện theo pháp luật ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

- Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của công ty kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Trường hợp 3: Mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba

Bên thứ ba có thể là bên vận chuyển hàng hóa hoặc bên chuyển hóa đơn. Căn cứ vào việc bên thứ ba do công ty hoặc người mua thuê để:

- Xác định trách nhiệm xử lý hóa đơn liên 2 bị mất, cháy, hỏng thuộc về phía công ty hay người mua (xử lý theo hướng dẫn tạitrường hợp 2)

- Xác định bên sẽ bị xử phạt là công ty hoặc người mua theo quy định pháp luật đối với việc mất, cháy, hỏng hóa đơn này.

Lưu ý: Công ty và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.