Hướng dẫn xử lý hóa đơn đối với hàng bán bị trả lại
30/09/2024
Xử lý hóa đơn đối với hàng bán bị trả lại được hướng dẫn chi tiết tại Công văn 7443/CTDAN-TTHT.
Ngày 10/9/2024, Cục Thuế Thành phố Đà Nẵng đã có Công văn 7443/CTDAN-TTHT hướng dẫn xử lý hóa đơn đối với hàng bán bị trả lại. Theo đó, việc xử lý hóa đơn đối với hàng bán bị trả lại được hướng dẫn thực hiện như sau:
1. Hướng dẫn xử lý hóa đơn đối với hàng bán bị trả lại
Căn cứ các quy định:
- Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót;
- Khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về hồ sơ khai bổ sung hồ sơ khai thuế có sai sót.
- Điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
Theo đó, trường hợp người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng theo văn bản thỏa thuận với người bán, thì người bán có thể lựa chọn hình thức xử lý hóa đơn đã lập bằng một trong hai cách sau:
(i) Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh:
- Lập hóa đơn điều chỉnh (người bán thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế), riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
(ii) Cách 2: Người bán lựa chọn hình thức xử lý hóa đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót (người bán lập hóa đơn thay thế với nội dung của hóa đơn đúng).
Đối với cả 2 trường hợp nêu trên, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều ghi thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu. số... ngày... tháng... năm...” theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế dẫn đến hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của Công ty có sai sót (kỳ gốc), thì Công ty được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế có sai sót. Trường hợp Công ty khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được ngân sách nhà nước hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc số tiền thuế đã được hoàn thừa và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có); Trường hợp khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì ngoài kê khai bổ sung cho kỳ gốc có sai sót còn phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại theo quy định tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
2. Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
Căn cứ Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ phải được thực hiện theo quy định như sau:
(i) Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
(ii) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
(iii) Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
- Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
Căn cứ Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy được quy định như sau:
(i) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
(ii) Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
(iii) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.