Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là những hóa đơn, chứng từ nào?
04/04/2025
Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là những hóa đơn, chứng từ nào? Nếu hộ kinh doanh, hộ gia đình vi phạm quy định về thuế, hóa đơn thì áp dụng mức phạt của tổ chức hay cá nhân?
1. Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là những hóa đơn, chứng từ nào?
Theo khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
Như vậy, để xác định hóa đơn, chứng từ nào được phép tiêu hủy, cần căn cứ vào thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán. Sau khi hết thời hạn này, và đáp ứng các điều kiện khác theo quy định của pháp luật về tiêu hủy tài liệu, hóa đơn, chứng từ mới được phép tiêu hủy.
2. Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt bao nhiêu tiền?
Căn cứ Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 4 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ và số lần vi phạm, cụ thể như sau:
(i) Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
(ii) Phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
(iii) Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.
- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế;
Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn
(iv) Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ trường hợp ở mục (i), (ii), (iii) ở trên.
(v) Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn quy định tại mục (ii) và gạch thứ 2 của mục (iii) do lỗi của bên thứ ba, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.
Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Lưu ý: Mức phạt quy định nêu trên là mức phạt áp dụng đối với tổ chức, nếu cá nhân vi phạm sẽ bị phạt tiền bằng ½ mức phạt áp dụng đối với tổ chức. (Căn cứ điểm a khoản 4 Điều 7, khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
3. Nếu hộ kinh doanh, hộ gia đình vi phạm quy định về thuế, hóa đơn thì áp dụng mức phạt của tổ chức hay cá nhân?
Căn cứ điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, khi hộ gia đình, hộ kinh doanh vi phạm quy định về thuế, hóa đơn thì áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân. Và cũng tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, quy định về xác định người nộp thuế là tổ chức cũng không bao gồm hộ gia đình, hộ kinh doanh.
Như vậy, nếu hộ kinh doanh, hộ gia đình vi phạm quy định về thuế, hóa đơn thì áp dụng mức phạt của cá nhân