Quy định của pháp luật về các bước phát hành biên lai năm 2025. Định nghĩa hóa đơn và các yêu cầu trong hoạt động bảo quản, lưu trữ hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
1. Các bước phát hành biên lai mới nhất 2025
Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trình tự, thỷ tục phát hành biên lai cụ tể như sau:

- Tổ chức kinh doanh phải gửi thông báo phát hành biên lai, bao gồm cả biên lai mẫu, đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp ít nhất 05 ngày trước khi bắt đầu sử dụng biên lai. Đồng thời, thông báo phát hành biên lai kèm theo biên lai mẫu cần được niêm yết công khai tại tổ chức thu phí, lệ phí hoặc tại các tổ chức được ủy quyền, ủy nhiệm thu phí, lệ phí trong toàn bộ thời gian sử dụng biên lai.

- Trong trường hợp cơ quan thuế nhận được Thông báo phát hành biên lai từ tổ chức thu phí, lệ phí mà phát hiện nội dung không đầy đủ theo quy định, cơ quan thuế phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức thu phí, lệ phí trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo. Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm điều chỉnh và gửi lại Thông báo phát hành biên lai để đảm bảo đúng quy định.

- Khi tổ chức thu phí, lệ phí phát hành biên lai từ lần thứ hai trở đi, nếu nội dung và hình thức của biên lai không có thay đổi so với biên lai đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế, thì không cần gửi kèm biên lai mẫu.

- Đối với các số biên lai đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết và có in sẵn tên, địa chỉ, nếu có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tổ chức thu phí, lệ phí vẫn có thể tiếp tục sử dụng các biên lai đã đặt in.

Trong trường hợp này, tổ chức cần đóng dấu tên, địa chỉ mới bên cạnh phần tên, địa chỉ đã in sẵn và gửi Thông báo điều chỉnh thông tin trong thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 02/ĐCPH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí muốn tiếp tục sử dụng các số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết, thì cần thực hiện các bước sau: nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi, đóng dấu địa chỉ mới lên biên lai, và gửi bảng kê biên lai chưa sử dụng theo Mẫu số 02/BK-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ các số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng và sẽ tiếp tục sử dụng.

Nếu tổ chức không có nhu cầu tiếp tục sử dụng các số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết, thì phải thực hiện hủy các số biên lai này, thông báo kết quả hủy với cơ quan thuế nơi chuyển đi, và thực hiện thông báo phát hành biên lai mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

2. Định nghĩa hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về định nghĩa hóa đơn như sau:

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

3. Các yêu cầu trong hoạt động bảo quản, lưu trữ hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Việc bảo quản, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ do cơ quan thuế đặt in cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ- Nghị định 123/2020/NĐ-CP

...

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.