Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này. Tuy nhiên, khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nhưng DN vẫn không trả sổ BHXH thì bị xử phạt như thế nào?.

1. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

Theo Điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động, cụ thể:

Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

• Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
• Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
• Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Như vậy, việc trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là một trong các trách nhiệm mà người sử dụng lao động phải thực hiện trong thời hạn không quá 30 ngày. Nếu quá thời hạn trên mà công ty không trả sổ bảo hiểm cho bạn thì bạn có quyền khiếu nại đến công ty để được giải quyết theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định:

Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

1. Lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.

2. Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 86 và hằng tháng trích từ tiền lương của người lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 85 của Luật này để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.

3. Giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại điểm a khoản 1, khoản 2 Điều 45 và Điều 55 của Luật này đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa.

4. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động.

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Do đó, khi người lao động nghỉ việc công ty có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao.

2. DN không trả sổ BHXH có bị phạt không?

Theo như phân tích trên, khi chấm dứt hợp đồng theo quy định của Bộ luật lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt và trả sổ BHXH cho người lao động. Nếu không, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 40 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Điều 40. Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp

4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội.

Như vậy, khi DN không trả sổ CHXH cho người lao động khi chấm dứt HĐ có thể bị phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.

Mức phạt tiền trên áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân. Mức phạt tiền đối với người sử dụng lao động là tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Căn cứ pháp lý:

Bộ luật lao động 2019

Luật Bảo hiểm xã hội 2014

Nghị định 28/2020/NĐ-CP