Hóa đơn điện tử (HĐĐT) cấp theo từng lần phát sinh (hay còn gọi là hóa đơn lẻ) là giải pháp bắt buộc dành cho các tổ chức, cá nhân không kinh doanh thường xuyên hoặc các doanh nghiệp rơi vào tình huống đặc biệt. Kể từ ngày 01/07/2026, theo quy định tại Khoản 2, Điều 6, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cơ quan thuế áp dụng các tiêu chí và đối tượng nghiêm ngặt đối với việc cấp loại hóa đơn này.

Để giúp quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các tổ chức nắm rõ hành lang pháp lý, chủ động trong việc xử lý hóa đơn khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Kế toán KH xin tổng hợp và phân tích chi tiết quy định qua bài viết dưới đây.

1. Trường Hợp Được Cấp Hóa Đơn Bán Hàng (HĐ BH) Theo Từng Lần Phát Sinh

Đối với nhóm hóa đơn bán hàng, cơ quan thuế sẽ xét cấp cho hai nhóm đối tượng chính sau:

Nhóm 1: Tổ chức không kinh doanh

Các tổ chức không có chức năng kinh doanh thường xuyên nhưng có phát sinh các hoạt động đơn lẻ như: thanh lý tài sản, bán hàng hóa, hoặc cung cấp dịch vụ đơn lẻ.

Nhóm 2: Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh, Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp

Đối với các cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) trực tiếp, cơ quan thuế chỉ xét cấp hóa đơn bán hàng lẻ trong 05 trường hợp đặc biệt sau:

  1. Cơ sở đã ngừng kinh doanh: Đã thông báo ngừng kinh doanh nhưng chưa làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, nay có phát sinh hoạt động thanh lý tài sản hoặc thanh lý hàng hóa tồn kho.

  2. Cơ sở tạm ngừng kinh doanh: Đang trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh theo diện thông báo nhưng đột xuất có giao dịch cần xuất hóa đơn cho khách hàng.

  3. Cơ sở bị cưỡng chế hóa đơn: Đang bị cơ quan quản lý áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn do nợ thuế hoặc các vi phạm liên quan.

  4. Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản: Đang trong giai đoạn giải thể, phá sản nhưng vẫn được phép tiếp tục hoạt động kinh doanh hoặc bán tài sản theo quy định của pháp luật.

  5. Cơ sở đang trong diện giải trình: Đang trong quá trình giải trình hoặc bổ sung tài liệu, hồ sơ chứng minh theo yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2. Trường Hợp Được Cấp Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng (HĐ GTGT) Theo Từng Lần Phát Sinh

Hóa đơn Giá trị gia tăng cấp theo từng lần phát sinh được áp dụng giới hạn cho các trường hợp:

  • Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ: Nhưng rơi vào 1 trong 05 trường hợp đặc biệt đã nêu ở mục 1 (Tạm ngừng kinh doanh, bị cưỡng chế hóa đơn, đang làm thủ tục phá sản, hoặc đang trong diện giải trình...).

  • Cơ quan, tổ chức nhà nước: Không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thông thường, nhưng có phát sinh hoạt động bán đấu giá tài sản công và giá trúng đấu giá được phê duyệt đã bao gồm thuế GTGT.

3. Trường Hợp Cấp Hóa Đơn Bán Tài Sản Công

Đây là loại hóa đơn chuyên biệt, chỉ được cơ quan thuế xét cấp cho:

  • Đơn vị/Cơ quan được giao trách nhiệm xử lý tài sản công.

  • Điều kiện áp dụng: Cơ quan này được xác định là người nộp thuế GTGT nhưng tại thời điểm phát sinh giao dịch lại đang bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

4. Những Điểm Lưu Ý Khi Làm Hồ Sơ Xin Cấp Hóa Đơn Lẻ Tại Cơ Quan Thuế

Quy trình và thủ tục xin cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối về mặt hồ sơ pháp lý. Doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Hồ sơ chứng minh giao dịch: Phải cung cấp đầy đủ hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao tài sản, chứng từ thanh toán (nếu có) để cơ quan thuế đối chiếu bản chất nghiệp vụ.

  • Nghĩa vụ thuế phát sinh: Tổ chức, cá nhân phải thực hiện kê khai và nộp đầy đủ các khoản thuế phát sinh (thuế GTGT, thuế TNDN hoặc TNCN tùy đối tượng) trước khi được cơ quan thuế phê duyệt cấp mã hóa đơn lẻ.

Do quy trình xét duyệt của cơ quan thuế rất chặt chẽ, việc chuẩn bị thiếu sót chứng từ hoặc sai lệch thông tin giải trình sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối, gây chậm trễ trực tiếp đến tiến độ thanh toán của đối tác.

Việc xử lý các tình huống đặc biệt như bị cưỡng chế hóa đơn, tạm ngừng hoạt động hay thanh lý tài sản luôn đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về luật quản lý thuế. 

Quý doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần tư vấn sâu hơn về trường hợp cụ thể của mình, vui lòng liên hệ trực tiếp với đội ngũ chuyên viên của chúng tôi.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN KH (KIẾN HƯNG)

Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM

Hotline: 0978 619 629

Website: www.ketoankh.com

Email: admin@ketoankh.com

Zalo OA: https://zalo.me/2762638483354012481