Kể từ ngày 01/7/2022, hầu hết các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều đã sử dụng hóa đơn điện tử được lập theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Vậy, các chủ thể sử dụng hóa đơn điện tử có cần phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hằng quý như quy định trước đây? Đọc bài viết dưới đây để được giải đáp chi tiết.
1. Các trường hợp phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Trước đây theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2022); tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) đều có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Tuy nhiên, đến Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã thay đổi các quy định về việc lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Cụ thể, tại Điều 29 quy định như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (theo Mẫu số BC26/HĐG) và Bảng kê sử dụng hóa đơn trong kỳ. Riêng đối với trường hợp:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ (sau đây gọi tắt là người bán) chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp: Bảng kê dùng theo Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG

- Người bán chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước: Bảng kê dùng theo Mẫu BK02/QT-HĐG

(Các mẫu văn bản này được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

>> Như vậy, trong trường hợp người bán xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (không thuộc trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế) thì không cần phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Ngoài ra, người bán cần lưu ý:

- Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì người bán nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.

- Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì người bán không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

2. Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ phải được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quý.

- Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo của quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.

Ví dụ: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ của quý II/2022 thì thời hạn nộp chậm nhất là vào ngày 31/7/2022.

Riêng đối với một số trường hợp dưới đây, thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định như sau:

- Doanh nghiệp nhà nước khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê thì thời hạn nộp báo cáo cùng lúc với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế, tức là chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

- Trường hợp người bán chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

3. Không báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì bị xử lý như nào?
Căn cứ Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trong trường hợp pháp luật quy định người bán phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (sau đây gọi tắt là Báo cáo) nhưng người bán chậm nộp hoặc không nộp Báo cáo có thể bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

- Hình phạt chính:

Hành vi	Mức phạt
Chậm nộp Báo cáo kể từ ngày hết thời hạn nộp (nêu ở mục trên):
- Từ 01 ngày đến 05 ngày ( có tình tiết giảm nhẹ)	Phạt cảnh cáo
- Từ 01 ngày đến 10 ngày (không có tính tiết giảm nhẹ)	Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng
- Từ 11 ngày đến 20 ngày	Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng
- Từ 21 ngày đến 90 ngày	Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng
- Từ 91 ngày trở lên	Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng
- Không nộp báo cáo	Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng

 - Biện pháp khắc phục: Buộc lập Báo cáo trong trường hợp người bán không lập hóa đơn.

Căn cứ pháp lý:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

Nghị định 125/2020/NĐ-CP.