Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, không phải tất cả các loại chi phí có đầy đủ hóa đơn chứng từ đều được tính là chi phí hợp lý. Dưới đây là 07 loại chi phí bị khống chế định mức khi xác định chi phí được trừ theo quy định của pháp luật.

1. Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Đối với tài sản cố định thông thường thì sẽ bị khống chế thời gian, phương pháp khấu hao từng loại tài sản theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao, được áp dụng khấu hao nhanh, nhưng tối đa không quá 2 lần  mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ. Khi thực hiện trích khấu hao nhanh, doanh nghiệp phải đảm bảo kinh doanh có lãi.

- Đối với xe ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô) thì chỉ được tính vào chi phí được trừ phần khấu hao tương ứng với phần giá trị từ 1,6 tỷ đồng trở xuống.

2. Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa
Phần chi vượt mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu mà Nhà nước đã ban hành định mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Chi tiền lương, tiền công
Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi sẽ không được tính vào chi phí được trừ, trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

4. Chi trang phục bằng tiền cho người lao động
Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

5. Trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ và các loại bảo hiểm khác cho người lao động
Phần chi để trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không vượt mức 03 triệu đồng/tháng/người sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phần vượt mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), quỹ bảo hiểm y tế và quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Lưu ý: Khoản chi trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định còn phải được ghi cụ thể Điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

6. Chi phí trả lãi tiền vay
Vay của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế thì mức lãi suất chi trả không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

7. Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động
Tổng số chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Trên đây là 7 khoản chi phí thường gặp nhất mà kế toán luôn luôn phải xử lý trong quá trình thực hiện công tác tại doanh nghiệp. Mức khống chế đều được quy định rất rõ để kế toán có thể giảm bớt được các sai sót trong quá trình làm việc và quyết toán thuế TNDN.