Ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định những nội dung mới về hóa đơn điện tử. Trong đó có việc, cơ quan, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022. Vậy, hóa đơn cũ sẽ được xử lý như thế nào? 
1. Khi nào phải thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Theo Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hiệu lực thi hành của thông tư này là từ ngày 01/7/2022. Đồng thời, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 01 tháng 7 năm 2022. Đồng thời, hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng được áp dụng kể từ ngày 01/7/2022.

Lưu ý: Các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (gồm có: (i) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn và (ii) Doanh nghiệp vừa và nhỏ khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh) không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Thời gian 12 tháng được xác định như sau:

- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động trước ngày 01/7/2022: thời gian tối đa 12 tháng được tính 01 lần kể từ ngày 01/7/2022 (tức là đến 01/7/2023);

- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022: thời gian 12 tháng được tính từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.

2. Sau khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, hóa đơn cũ được xử lý như thế nào?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Trình tự, thủ tục tiêu hủy được thực hiện như sau:

Bước 1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Bước 2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 3. Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bước 4. Lập hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Lưu ý: Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Nếu cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

3. Đăng ký chuyển đổi hóa đơn điện tử ở đâu?
Theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Do đó, khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử hoặc Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

Căn cứ pháp lý

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

- Thông tư 78/2021/TT-BTC.