Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp sẽ có lúc mắc phải những sai sót, ví dụ như: ghi sai thông tin hàng hóa, dịch vụ; sai thuế suất; sai thông tin bên mua;…Những lúc đó, tùy tình huống mà doanh nghiệp có cách xử lý khác nhau. Cụ thể như sau:

Tình huống thứ nhất: Doanh nghiệp có hóa đơn lập sai nhưng chưa xuất cho khách hàng

Hóa đơn lập sai chưa xé khỏi quyển hóa đơn

• Không xé hóa đơn đã lập sai mà gạch chéo lên các liên của hóa đơn đó (vẫn lưu giữ số hóa đơn đã viết sai tại quyển hóa đơn).
• Lập hóa đơn mới cho đúng và xuất cho khách hàng như bình thường.

Hóa đơn lập sai đã xé khỏi quyển hóa đơn

• Gạch chéo các liên của hóa đơn đã lập sai và lưu giữ lại hóa đơn đó (kẹp lại vào quyển hóa đơn hoặc lưu giữ riêng).
• Lập hóa đơn mới cho đúng và xuất cho khách hàng như bình thường.

Có thể thấy rằng, trong tình huống này, doanh nghiệp chủ động hoàn toàn trong việc xử lý các hóa đơn đã lập sai; miễn rằng đảm bảo lưu trữ đầy đủ các hóa đơn đó và xuất hóa đơn mới cho đúng.

Tình huống thứ hai: Doanh nghiệp có hóa đơn lập sai và đã xuất cho khách hàng; nhưng đôi bên chưa kê khai thuế đối với hóa đơn đó

Các bước Doanh nghiệp phải thực hiện ngay

• Bước 1 : doanh nghiệp liên hệ, thông báo với khách hàng về sai sót.
• Bước 2 : đôi bên cùng nhau lập Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai; trong đó, phải ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp thu hồi lại hóa đơn đã lập sai từ khách hàng.
• Bước 3 (cuối cùng) : doanh nghiệp lập hóa đơn mới cho đúng và xuất cho khách hàng như bình thường; ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập biên bản thu hồi hóa đơn.

Doanh nghiệp gạch chéo lên các liên của hóa đơn lập sai đã thu hồi lại và lưu giữ chúng đầy đủ.

Tình huống thứ ba: Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn lập sai cho khách hàng và đôi bên đã kê khai thuế đối với hóa đơn đó

Hóa đơn lập sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất thuế giá tri gia tăng, sai số tiền thuế giá trị gia tăng.
Hóa đơn lập sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.

• Đôi bên cùng nhau lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai; trong đó, ghi rõ các sai sót.
• Doanh nghiệp (bên bán) lập hóa đơn mới để điều chỉnh (Hóa đơn điều chỉnh) và xuất cho khách hàng. Ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Hóa đơn lập sai ngày tháng, tên hàng hóa, đơn vị tính, mã số thuế...(sai sót không ảnh hưởng đến số tiền).

• Hai bên tiến hành lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn; trong đó, ghi rõ các sai sót.
• Bên bán lập hóa đơn mới để điều chỉnh cho phần sai sót (Hóa đơn điều chỉnh). Ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.(Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền, nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và Biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai để giải trình sau này).

Hóa đơn lập sai về tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế của bên mua

• Đôi bên chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, chứ không cần phải xuất Hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ các điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số mấy, ký hiệu là gì; Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm - Tham khảo mẫu Hóa đơn điều chỉnh để hiểu rõ hơn cách lập hóa đơn này.

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, đôi bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

Lưu ý:

• Đối với các hóa đơn lập sai đã lưu giữ trong tình huống thứ nhất và thứ hai, đôi bên không hạch toán, kê khai thuế. Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp thống kê các hóa đơn này vào cột “Xóa bỏ”.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
• Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành.