Một trong những điều kiện để doanh nghiệp tính các khoản chi phí mua hàng vào chi phí hợp lý được trừ là phải có hóa đơn. Vậy, một số trường hợp mua hàng không có hóa đơn thì xử lý như thế nào, có được tính vào chi phí hợp lý không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC:

“Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

…

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

…

2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm). […]”

Như vậy, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nhưng vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Thứ nhất, mua hàng hóa dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa của người dân khai thác, sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Thứ hai, lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC theo quy định sau:

- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.

- Các khoản chi phí này KHÔNG bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giá trị mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên.

- Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Thứ ba, có đầy đủ các chứng từ sau:

Ngoài Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào nêu trên, để đưa khoản chi phí mua hàng hóa không có hóa đơn vào chi phí được trừ, thì doanh nghiệp còn cần một số chứng từ sau:

- Hợp đồng mua bán.

- Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ (nếu thanh toán qua ngân hàng).

- Biên bản bàn giao hàng hóa.

Ví dụ 1: Công ty A mua nông sản của người dân tự sản xuất thì không phân biệt doanh thu của người đó trên hay dưới 100 triệu/ năm, công ty A vẫn đưa vào chi phí được trừ nếu lập Bảng kê và có đầy đủ chứng từ như trên.

Ví dụ 2: Ông C là cá nhân không kinh doanh, thuộc trường hợp không phải khai, nộp thuế giá trị gia tăng khi bán tài sản và cơ quan thuế không cấp hóa đơn cho đối tượng thuộc trường hợp này. Khi công ty B mua lại xe ô tô cũ của ông C, mặc dù không có hóa đơn nhưng vẫn đưa chi phí này vào chi phí được trừ nếu lập Bảng kê và có đầy đủ chứng từ.

Ví dụ 3: Công ty D mua vật liệu xây dựng của hộ kinh doanh E, doanh thu của hộ kinh doanh E dưới 100 triệu/ năm. Do đó, công ty D được đưa chi phí này vào chi phí hợp lý mà không cần hóa đơn nếu đáp ứng 03 điều kiện trên.